El project manager adaptativo

Aunque la figura profesional del Director de Proyectos o Project Manager (en adelante PM), simboliza un determinado perfil de técnico del sector con funciones muchas veces ...

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Aunque la figura profesional del Director de Proyectos o Project Manager (en adelante PM), simboliza un determinado perfil de técnico del sector con funciones muchas veces de dirección “técnica”, y una nítida vinculación o ligazón al Project Management Institute PMI de Pensilvania, EE.UU., lo cierto es que poco se habla de cuáles son las aptitudes o características esperables de este profesional, sin quedar atrapado en la propia definición de la guía del PMBOK o en el lenguaje a veces denso y confuso de ciertos párrafos de este documento.

Es por ello, que este artículo pretende, primero clarificar funciones tratando de identificar los diferentes roles que el PM desarrolla a lo largo del ciclo de vida del proyecto; y segundo, mostrar las aptitudes fundamentales necesarias para convertirse en un PM exitoso. Por último, llegar al núcleo de la persona que desarrolla la Dirección de Proyectos para ver su interacción tanto con el mundo digital como con las circunstancias actuales. 

En mi opinión, la mejor definición del Project Manager que puede darse es aquella que lo define como el responsable físico de la realización del alcance del proyecto del cliente. Recibe una misión como proyecto donde se le designa el alcance, es decir, las necesidades y sus fronteras, pero también las condiciones y las responsabilidades, tanto del PM como del cliente.

Ahora bien, como responsable, las funciones que va a desarrollar a lo largo del ciclo de vida de un proyecto serán muchas y distintas, y dependerán de la fase en la que se encuentre dicho proyecto. Tendremos pues las funciones de:

  • ORGANIZADOR. Preparar el proyecto y decidir sobre la dirección a tomar según las necesidades del cliente, las condiciones de la propia empresa, y las demandas de todos los intervinientes.

Una vez centrada la dirección o el enfoque se identificarán las tareas a realizar y se determinarán los recursos y los medios necesarios.

Con el equipo necesario para el proyecto ya formado, el PM define una planificación, establece un presupuesto, realiza un análisis de riesgos, elabora el plan de comunicación y marca las reglas de funcionamiento.

Resumiendo, establece la visión del proyecto  con el objeto de tomar las decisiones correctas durante la realización.

  • COORDINADOR durante la realización del proyecto. Pues el PM gestiona los plazos, los costes y la calidad. Decide las acciones correctivas y las soluciones para mantener el alcance del proyecto.

Una de las aptitudes más notables aquí, será anticiparse a los problemas que surgirán a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

  • MANAGER-DIRECTOR. Como Director, es una guía para el equipo y un bastión de motivación, y debe lidiar con las relaciones humanas del mismo.
  • INTERMEDIARIO. Es también el interlocutor privilegiado con el cliente para contar el avance del proyecto

Y finalmente es:

  • EVALUADOR. Al final del proyecto el Director de Proyectos realiza el presupuesto. De esta forma pretende fundamentar el éxito y los desafíos del mismo.

Vemos por lo tanto, que el PM es lo que muchos llaman la “clave del arco” para lograr el éxito del proyecto que se plasma fundamentalmente en coste, calidad y tiempo. 

Si lo tuviéramos que explicar a los profanos del Project Management, diríamos que el PM es el director de orquesta, pues, coordina las actividades y las partes intervinientes en el proyecto o stakeholders y como le ocurre al Director de Orquesta, no necesita saber tocar todos los instrumentos ni conocer el rol de cada uno de ellos, pero sí conocer la música y lograr que la música suene bien, que sea un éxito.

Quedémonos pues con lo trascendental de todas estas funciones, es el piloto del proyecto, y sus competencias son siempre de organización y comunicación, debe comprender la técnica sin necesidad de ser técnico, y debe ser capaz de rodearse de un buen equipo con el que será capaz de dialogar y comunicarse, pues ellos sí se encargarán de la parte técnica. 

También subrayemos el carácter de transversalidad frente a la jerarquización y la aptitud primordial de saber escuchar y comunicar.

Y así llegamos al punto al que quería llegar, al núcleo del profesional de la Dirección de Proyectos, las aptitudes personales y relacionales del PM. En cada proyecto y a lo largo de la vida del mismo existe una constante universal, las relaciones personales. El PM debe lidiar con personas en su día a día laboral. Decidir, solucionar, planificar, anticiparse, dialogar, comunicar, ordenar, todas estas acciones dependen de personas y se hacen a través de personas. Y es por ello, que la formación personal y directiva del PM es una de las claves para convertirse en un Director de Proyectos exitoso. 

La formación en Project Management se queda coja si no es capaz de transformarse en un aprendizaje en lo personal, en lo social y también en lo experiencial. El PM deberá desarrollar sus habilidades personales y aplicarlas a su equipo, a su organización. Es importante armarse de conocimientos sobre habilidades de dirección, pero también de comunicación, de saber y aprender del lenguaje no verbal, de apreciar la inteligencia emocional y de ponerse, muchas veces, del otro lado, con una gestión empática del proyecto. La programación neurolingüística nos abre la mente para intentar entender nuestras decisiones y nuestras actitudes. También las herramientas que nos proporciona el Coaching son enormemente valiosas para cualquier labor de gestión.

Además de la revolución tecnológica que hasta el año 2020 estaba implantándose en todo el mundo a pasos agigantados, con una Industria 4.0 como concepto puntero, y una velocidad en las implantaciones de estrategias de digitalización, en este fatídico año, llegó el Covid 19. Los momentos y circunstancias provocadas por la pandemia vírica del Covid han trastornado al mundo entero causando muertes e irreparables daños mentales, crisis económica, etc. En todas las partes del mundo. Una pandemia global que también ha modificado por completo las formas de comunicarse y relacionarse, que ha determinado que haya que aprender a trabajar a distancia y con medios tecnológicos nuevos y distintos favorecidos por esta circunstancia. 

Vivimos pues en un entorno cambiante, disruptivo y con enormes repercusiones para las personas, tanto en la forma de comunicarse como en las mentes que se comunican. Es por ello, que considero que aquel profesional de la Dirección de Proyectos que no posea las aptitudes de flexibilidad, adaptabilidad y resiliencia, quedará fuera del mercado. No podemos gestionar proyectos con entornos disruptivos y cambiantes con una única metodología. Necesitamos conocer más. No podemos gestionar personas con circunstancias tan duras como las pandémicas sin saber cómo nacen nuestras emociones, cómo es el proceso de toma de decisiones y cómo combatir situaciones estresantes y agotadoras hasta la extenuación. Debe conocer cómo funciona el cerebro y tener herramientas para saber motivar y levantar el ánimo.

El Project Manager debe ser un profesional más amplio, más transversal, más adaptativo, y conocer todas aquellas metodologías que le puedan permitir gestionar de manera distinta según las circunstancias del entorno, cuando nos modifiquen el alcance pero también cuando se modifiquen las condiciones de las personas que intervienen a lo largo de la vida del proyecto. 

El Project Manager también debe saber a quién recurrir. Es fundamental contar con una comunidad y con unos contactos capaces de llegar a donde no pueda llegar él, además de, implementar en el PM unas habilidades sociales que forjarán toda relación tanto profesional como personal. En pocas palabras, saber a quién llamar. Y todo ello se logra entrando en una forma de trabajar más colaborativa, más transparente, más de pertenencia a grupo, y más líquida, entendiendo esta última, como la que nos proporcione la flexibilidad necesaria para no quedar desactualizado ante cualquier evolución, y teniendo una red de contactos transversal que amplíe nuestros conocimientos y faculte nuestras aptitudes. 

Ese debe ser el nuevo enfoque para el Project Manager adaptativo.

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